El planeamiento. Definición. Necesidad y beneficios del planeamiento. Tipos de planes

Como definición general, el proceso de planificar tiene por objetivo prever las acciones a seguir en un futuro ya sea próximo o lejano, con el fin de optimizar al máximo los objetivos prefijados y minimizar los posibles inconvenientes que pudiesen surgir en el devenir del proyecto.

Ahora bien, la planificación específica de una biblioteca es un proceso administrativo que tiene como fin conocer la interacción  entre la institución propiamente y las condiciones externas a la misma. Teniendo en cuenta que la función de una biblioteca es la de brindar un servicio a la comunidad, la planificación de la misma debe tener en cuenta el factor externo con igual importancia que los factores internos.

La misma deberá tener en cuenta las debilidades de la institución en cuanto a su organización para transformarlas en fortalezas como asimismo conocer las amenazas presentes en el contexto que rodea a la misma para convertirlas en lo posible,  en oportunidades.

Planificar nos permite establecer estrategias para potencializar las oportunidades y fortalezas que presenta la institución. La planificación debe tener una continuidad, quedar registrada en manuales de procedimiento en la institución para evitar improvisaciones. Esto permite un buen manejo de recursos, ya sean humanos, económicos, políticos, etc.

La importancia de la planificación es que da orientación, reduce la huella del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia, y fija los estándares o pautas para facilitar el control.

Tipos de planes 

Según sus objetivos, los planes pueden ser divididos en:

Operativos: Diseñados con el fin de determinar con anterioridad cual es el rol particular de cada individuo en las unidades operacionales donde trabajará. Son llevados a cabo y dirigidos por jefes que no se hallan en las cúpulas jerárquicas de las instituciones donde serán llevadas a cabo.

Tácticos : Están destinados a trabajar sobre temas relacionados a los principales departamentos  o áreas de las organizaciones.Son llevados a cabo y dirigidos por los empleados que tenga un rango medio en la jerarquía de la institución.

Estratégicos: Orientados a metas que competen a una determinada institución o empresa. Estos planes son llevados a cabo y guiados por aquellas personas que se hallan en las cúpulas jerárquicas de la institución.

Según  el plazo se dividirán en

A largo plazo: aquellos cuya duración es de más de tres años.

A mediano plazo: planes de entre uno y tres años.

A corto plazo: planes de menos de un año.

El fin de la planificación es la de conocer la realidad presente de la institución para poder transformar a futuro en un mejor servicio a la comunidad.

Grupo 6: Anrrique, Romero, Santiago, Lezcano.

 

Edificio de la biblioteca.

El edificio de las bibliotecas ha evolucionado con los cambios sociales, los cambios de los materiales constructivos y los cambios en la manera de entender la misión de la biblioteca. Carrion ha explicado que se ha evolucionado desde los edificios compactos con un único espacio para todo, con  estanterías  murales cerradas a la biblioteca tripartita, en que se enlaza mediante el catalogo a los tres elementos: publico, libros y personal y finalmente a una biblioteca  abierta a los usuarios con una división tripartita basada en el grado de accesibilidad. Si durante mucho tiempo la imagen de la biblioteca era impopular y  poco atractiva y sus locales se han considerado lugar de almacenamiento y conservación, cerrados, silenciosos y vigilados, con el auge de la preocupación por los usuarios, los edificios se han ido haciendo mas horizontales dedicando mas espacio.

 

Hasta el siglo XIX existían espacios regulares condicionados  por las vigas, los muros etc. En la segunda mitad de ese siglo entre el arte industrial, el hierro y el acero en las bibliotecas y aparecen edificios monumentales, poco versátiles, altos,  con depósitos compactos, dando lugar a edificios impresionantes con altas salas de lectura y el defecto de la rigidez y escasa operabilidad y finalmente se instauran los modelos de:

Biblioteca abierta:

Cuando se considera al usuario como centro de interés, se relajan las separaciones, se procura implicar y relacionar la biblioteca con el entorno, crear zonas que rompen la frontera de lo externo y lo interno.

Convertir a la biblioteca en lugar de encuentro ciudadano, aquí aparece  la redistribución de la superficie disponible dando lugar a la nueva biblioteca tripartita con tres secciones de accesibilidad gradual:

-Zona no accesible con los fondos históricos de poco uso.

-Zona de libre acceso  formalizada.

-Zona informal de consulta libre, de descanso, de paseo, de curiosidad, de comunicación con el bibliotecario y con otros lectores

Según los tipos de bibliotecas se dan estructuras distintas, la biblioteca publica es la mas transparente y abierta en consonancia con la diversidad y universalidad de sus usuarios.

Distribución de espacios

Para M.F. Bisbrouck propone cinco zonas funcionales para bibliotecas universitarias que que son fácilmente aplicables a la bibliotecas publicas:

-Espacio de entrada o zona de acogida.

-Espacio de consulta/ trabajo y puesta a disposición de la documentación.

-Espacio de búsqueda de información.

-Espacio para deposito de libros.

-Espacio de servicios internos.

Hay que contar también con espacios para trabajos técnicos y servicios higiénicos.

La evolución futura del diseño de los espacios de las bibliotecas es compleja hay que tener en cuenta que hay funciones múltiples y contradictorias:

-Abiertas a los usuarios pero también conservadora.

-Espacio de memoria pero abierto al futuro y a la tecnología.

-Espacio físico para cada servicio tanto presenciales como a la distancia.

-Atención especifica a diferentes categorías de usuarios con demandas diferentes.

-Condición de espacio publico pero en la que se realizan actos privados como la lectura.

Benitez Perez Celeste Beatriz

Bibliografía:

Gomez Hernández, J:A

Gestión de Bibliotecas. D.M Murcia 2002. Apuntes Unidad Nº. 2

La organización.

La organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas.

En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, una serie de tareas y una administración que interactúan en un marco de una estructura sistemática con la meta de cumplir ciertos objetivos propuestos.

Cabe destacar que una organización solo puede existir y subsistir si hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos; es fundamental para realizar sus tareas y lograr sus  fines que cuenten con una red de recursos, entre ellos humanos, tecnológicos, económicos, inmuebles, los naturales e intangibles.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN:

1) Según sus fines  motivo que tienen para realizar sus actividades.

a) Con fines de lucro: su fin es adquirir ganancia o utilidades para sus propietarios o accionistas. Ej. Empresas.

b) Sin fines de lucro: cumplen un rol o función  en una sociedad sin pretender ganancia. Ej. Iglesias. 

2) según su formalidad:                                                                                                

a) Formales: poseen estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones comunicación y control. Explicita como y donde se separan las actividades y personas, y como se reúnen de nuevo. Estas se dividen en

*Lineal: estructura simple y antigua. Líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. *Funcional: aplica el principio de la especialización; separa, distingue y especializa funciones. Es el germen del staff. *Lineal staff: combinación del lineal y staff. *Comités: no tiene uniformidad de criterio de su naturaleza y contenido; variedad de funciones, administrativas,  técnicas, etc.                                                                                                                             

 b) Informales: consiste en medios no oficiales influyentes en la toma de decisiones, la comunicación y control. 

3) según grado de centralización: según la medida en que la autoridad se delega  

a) Centralizada: la autoridad se concentra en la parte superior.

b) Descentralizadas: la autoridad se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar áreas, estableciendo autoridades que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar objetivos., pueden ser Formal o Informal. Una organización Formal esta planeada y estructurada siguiendo un reglamento interno. La organización Informal surge de las relaciones de tipo social que se crean entre varias personas en contacto, constituyendo un grupo social espontáneo no organizado pero con  vista a un objetivo.

Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos dependiendo de sus objetivos, tipos de estructuras según han ido evolucionando con el tiempo

Estructura Funcional: los subordinados  reciben órdenes de diversos jefes especializados cada cual en determinadas áreas.

Estructura Divisional: cuando una organización crece y se torna difícil coordinar, la alta dirección crea divisiones autónomas con un gerente responsable y empleados que dependen de la unidad Superior.

Estructura Matricial: divide la autoridad, doble mando, cada empleado responde a dos jefes, un gerente funcional (jerárquico) y a un gerente de proyecto

 

 Bibliografía consultadas del modulo Bustos farias,  http://definicion.de/organizacion/#ixzz3acYchidV

http://www.enciclopediafinanciera.com/images/organizacion-informal.jpg

MARCELA VILLAMAYOR